Qu’est-ce qu’un système de caisse et une caisse enregistreuse ?

Un système de caisse possède tout ce dont vous avez besoin pour encaisser les clients de votre restaurant ou bar : votre vente est enregistrée numériquement et vous pouvez générer des rapports de vente. Les commandes des clients sont également enregistrées, afin que vous puissiez facilement vérifier que toutes les notes aient bien été payées. Avec un système de caisse, vous êtes également en mesure de recevoir des rapports quotidiens quant à vos ventes et à la TVA.

Tous les restaurants qui prévoient d’utiliser un système de caisse doivent, conformément à la loi du 1^er janvier 2018, s’assurer que leur caisse enregistreuse soit certifiée. Par caisse enregistreuse, on entend une machine enregistreuse, terminal de caisse, un logiciel de caisse ou tout autre équipement similaire qui enregistre les ventes de marchandises et de services en échange d’un paiement.

Votre caisse enregistreuse doit détenir un certificat ou une attestation de conformité de type NF525. Cette certification est délivrée par l’ensemble des organismes accrédités, ainsi que les éditeurs de logiciel de caisse. Dans le cas d’appareils dotés de logiciels de caisse interconnectés, il est nécessaire d’obtenir une certification pour l’ensemble des appareils. Pour en savoir plus sur la loi sur les caisses enregistreuse sur le site Internet du gouvernement : https://www.economie.gouv.fr/entreprises/professionnels-logiciels-caisse

La certification NF525 a pour objectif de garantir que le matériel utilisé respecte les conditions suivantes :

• Inaltérabilité : le logiciel enregistre les données sans qu’elles puissent être altérées
• Sécurisation : il sécurise les données d’origine, les modifications éventuelles et pièces justificatives
• Conservation : il enregistre et clôture les données sur une période donnée
• Archivage : il prévoit une période d’archivage tout en garantissant l’intégrité des données

Le concept de la caisse enregistreuse pour restaurant a complètement évolué au fil des décennies. Auparavant, lorsque nous manipulions beaucoup d’espèces, la caisse enregistreuse était « l’outil » dans lequel vous enregistriez l’ensemble des achats et des paiements. De nos jours, les clients s’attendent à ce qu’on leur propose différents types de paiement : carte bleue, paiement électronique (PayLib, Apple pay), etc. Avec une caisse enregistreuse moderne, les ventes sont enregistrées automatiquement dans un système de caisse numérique. En d’autres termes, la caisse enregistreuse a été remplacée par ce que l’on appelle aujourd’hui le système de caisse.